Met de woorden “Mooi dan hebben we dat afgesproken” wordt een overleg nog weleens afgesloten. Toch kan het voorkomen dat na enige tijd de vreugde omslaat in verwarring en frustratie, omdat het anders uitpakt dan gedacht. Of nog erger: de gemaakte afspraak helemaal niet wordt nagekomen. In organisaties waar het een tijdje misgaat met de afspraken en het nakomen daarvan, wordt vervolgens afspraak = afspraak als credo opgevoerd.

Een afspraak is een overeenkomst, dat wat je met elkaar bent overeengekomen. Een afspraak is dus tweezijdig gemaakt. Er bestaan ook eenzijdige afspraken, dat zijn geen afspraken maar regels. In dat geval stelt de één en de ander heeft te volgen. Bijvoorbeeld als de ouder van een kind stelt dat zoon of dochter uiterlijk 23.00 uur thuis moet zijn. Dan is het tijdstip van 23.00 uur niet afgesproken, het is gesteld. Of als de voorzitter van het overleg stelt dat we elkaar niet in de rede vallen maar laten uitspreken.

Doorgaans volgt een afspraak op de bespreking van een situatie en waarin vervolgens ideeën en mogelijkheden zijn uitgewisseld om de situatie te hanteren. De bespreking eindigt met een afspraak. Het is opmerkelijk hoeveel overleggen er zijn waarin wel een situatie wordt besproken en mogelijkheden worden uitgewisseld, maar de laatste stap, het maken van een afspraak, wordt vergeten. Het is dan natuurlijk niet merkwaardig dat er niets gebeurt, of er zomaar wat gebeurt. Als er wel een afspraak wordt gemaakt kunnen er twee vragen gesteld worden: 1) is de afspraak duidelijk? en 2) is de afspraak eenduidig? Een afspraak is duidelijk als de afspraak specifiek is geformuleerd. Als er benoemd is wat er precies gaat gebeuren, wie daarin wat doet, wanneer en hoe.

Vraag eens aan een groep mensen om met gesloten ogen naar het noorden te wijzen. Het is altijd weer grappig om te de verbazing te zien op het moment dat de ogen zich openen: er wordt naar verschillende kanten gewezen. Dus we maken een afspraak om naar het noorden te gaan. Iedereen is ermee eens, het is duidelijk en we kunnen dus op pad. Hoewel iedereen ervan overtuigd is datgene te doen wat is afgesproken, gaan we toch verschillende richtingen op. Een afspraak dient dus niet alleen duidelijk te zijn maar ook eenduidig. Bedoelen we allemaal hetzelfde of is er verschil van beeld en interpretatie? Het kan daarom nodig zijn om met elkaar stil te staan bij wat er nou is afgesproken, zodat de afspraak niet alleen duidelijk is maar ook eenduidig.

Wat het soms lastig maakt, of juist interessant het is maar hoe je het bekijkt, is dat er soms niet één maar twee afspraken worden gemaakt. Eén daarvan is de afspraak waarover gesproken is en die uiteindelijk expliciet wordt geformuleerd. De andere afspraak wordt stilzwijgend gemaakt. Deze impliciete afspraak werkt het nakomen van de eerste afspraak tegen. Bijvoorbeeld, er wordt door de voorzitter gezegd: “Laten we de volgende keer op tijd komen, zodat we bijtijds ons overleg kunnen starten”. Vervolgens knikt iedereen ja. Maar als de toon waarmee dit wordt uitgesproken wat vragend en niet volwassen is en het knikje wat terughoudend, dan weet iedereen: als ik te laat kom dan word ik er niet op aangesproken. Dus expliciet is de afspraak gemaakt “we zijn op tijd” en impliciet wordt afgesproken “we kunnen te laat komen en we spreken elkaar daar niet op aan”. De impliciete afspraak werkt het nakomen van de expliciete afspraak tegen.   

Afspraak = afspraak creëert betrouwbaarheid. Om de afspraak na te komen is het van belang dat iedereen zich ermee verbindt en dus ja zegt tegen dat wat is afgesproken. Door de afspraak duidelijk en eenduidig te maken: oftewel bedoelt iedereen hetzelfde en wordt eenzelfde uitkomst nagestreefd. Soms gaat het om de details.

 ”Gaan we nou naar het magnetische noorden of het ware noorden?”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *