Hoe om te gaan met werkdruk? Voor veel mensen is dit een belangrijke vraag. Met name als de werkdruk te groot dreigt te worden. De meeste mensen hebben een zekere druk nodig om goed, effectief en efficiënt te kunnen werken. Daarom is bij hoge werkdruk niet de wens om die tot 0 te reduceren, maar om het teveel aan werkdruk terug te brengen tot het optimum. Werk en werkdruk zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

De hoogte van de druk wordt door twee componenten in combinatie met de factor tijd veroorzaakt: kwantiteit en kwaliteit. Oftewel, de hoeveelheid werk die in een bepaalde tijdspanne uitgevoerd moet worden en de kwaliteit die ervan verwacht wordt. Die verwachting bestaat ook weer uit twee delen; je eigen verwachtingen en de verwachtingen van anderen, zoals dat van de opdrachtgever, leidinggevende, collega of klant.

Als de werkdruk te hoog is en er wordt gezocht naar mogelijkheden hiermee te leren omgaan, wordt vaak gedacht aan een cursus time management. Time management is als begrip ooit bedacht en wordt inmiddels algemeen gebruikt. Maar tijd laat zich niet managen, tijd laat zich niet leiden of sturen. Het gaat natuurlijk om de besteding van de beschikbare tijd. Wellicht een beetje flauw maar de beschikbare tijd is een vast gegeven. Namelijk 24 uur in een dag en 7 dagen in een week, een leven lang. Mensen die een cursus time management volgen zijn soms op zoek naar mogelijkheden om meer te doen in een zo kort mogelijk tijd.  Maar hoewel sommige werkzaamheden ongetwijfeld sneller, handiger of efficiënter kunnen, gaat het uiteindelijk om keuzes maken. Keuzes maken wat wel te doen, wat niet te doen, hoe, wanneer, in welke mate enzovoorts.

Er bestaat een simpele matrix, de Eisenhower matrix bedacht door Dwight D. Eisenhower, waarin onderscheid gemaakt wordt tussen belangrijk en urgent. Van alle werkzaamheden en activiteiten kan je nagaan of het belangrijk is en of het urgent is. Er zijn vier mogelijkheden: een activiteit kan belangrijk en urgent zijn, belangrijk maar niet urgent, urgent maar niet belangrijk en belangrijk noch urgent. Het idee is om alleen die werkzaamheden en activiteiten te doen die belangrijk zijn. Als het belangrijk en urgent is, dan moet je het nu doen en als het belangrijk is maar niet urgent dan plan je het. Door het tijdsverloop wordt het vanzelf urgent. De grote vraag bij de verdeling over de vier mogelijkheden is: wat is belangrijk? Het antwoord lijkt simpel, namelijk dat wat jij belangrijk vindt.

Er kan soms wat vreemd tegen aan gekeken worden, dat het er in het werk blijkbaar om gaat om dat te doen wat je belangrijk vindt. Is het niet de bedoeling om dat te doen wat je als opdracht krijgt, om dat te doen wat je taak is? Ja en nee. Natuurlijk heeft iedereen in het werk taken die uitgevoerd moeten worden. Als het goed is zijn dat taken die horen bij je professie, waar je ooit voor bent aangenomen omdat je er met enthousiasme op gesolliciteerd hebt. Tegelijkertijd hoef je natuurlijk niet te werken volgens het idee ‘u vraagt wij draaien’ en niet alles te doen wat aan activiteiten op je afkomt.  

Werken kost energie. Datgene doen wat je belangrijk vindt levert ook energie op. Hoeveel het oplevert is afhankelijk van de klus. Sommige dingen zijn misschien wel belangrijk, maar helemaal niet leuk om te doen. Dan kan je tevreden zijn dat de klus geklaard is, maar andere belangrijke taken leveren meer genoegdoening op. Een keuze maken op basis van wat je belangrijk vindt betekent niet alleen ja zeggen tegen datgene wat je belangrijk vindt, maar betekent ook kiezen om iets niet te doen, of werkzaamheden op een andere wijze te doen.

Een keuze maken op basis van wat je belangrijk vindt klinkt simpel, maar dat is het niet. Een keuze maken is niet vrijblijvend. Werken doe je niet alleen en dus moet er met opdrachtgever, leidinggevende, collega of klant gesproken worden over de keuzes. Soms kan het lastig zijn om je keuze toe te lichten, uit te leggen en voor je keuze te blijven staan. Het is dan belangrijk om niet alleen te weten wat je belangrijk vindt, maar ook waarom. In een gesprek waarin iedereen weet wat hij of zij belangrijk vindt en waarom, kan op een professionele en volwassen manier verwachtingen worden uitgewisseld en afspraken gemaakt worden waar alle partijen ja tegen zeggen. Door je te richten op je professionele taak, op datgene wat jij belangrijk vindt, laat je je niet overspoelen met alles wat op je afkomt. Dat is de basis om de druk die werk met zich meebrengt, te hanteren en op een acceptabel en liefst optimaal niveau te houden. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *